Нужна ли онлайн касса ИП и ООО и как выбрать оптимальный вариант с пользой для бизнеса
Содержание
В 2025 году передавать данные о кассовых операциях и использовать онлайн кассы должны все предприниматели за исключением тех кто внесен в статью 2 ФЗ-54:
Перечисленные ниже пункты не касаются подакцизного и подлежащего маркировки товара!
- Кредитным организациям.
- Тем, кто торгует бумажными газетами и журналами, включая торговлю в киосках с сопутствующим товаром. Основное требование в том, чтобы продажи прессы составляли не менее 50% оборота.
- Предпринимателям, торгующим ценными бумагами.
- Организациям, обеспечивающим питание для общеобразовательных учреждений.
- Ранее онлайн касса была не нужна в торговле на розничных рынках, ярмарках, выставках. Сейчас применять кассы на рынках обязаны все, за исключением юрлиц на ЕСХН при продажах не более чем с трех торговых мест площадью не более 15 кв.м. с учетом места хранения товара. Некоторые ИП на ПСН с определенными видами деятельности при продаже на территории ярмарок выходного дня до 50 торговых мест. Список перечислен в подп. 5, 20, 22, 25, 37, 46–48, 50–56, 64, 66 и п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Сельскохозяйственные потребительские кооперативы, но для них освобождение действует до 1 сентября 2025 года.
- Торговле из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонным продажам овощами вразвал.
- Пунктам приёма от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней.
- Мастерским по ремонту/окраски обуви, изготовлению и ремонту металлической галантереи и ключей, а также предпринимателям, торгующим бахилами.
- Покупка онлайн-кассы не требуется тем, кто осуществляет присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми инвалидами.
- Изготовителям, которые занимаются реализацией изделий художественного промысла.
- Касса не нужна при оказании услуг по вспашке огородов, распилки дров, а также услуг носильщика.
- ИП, сдающим в аренду жилые помещения в многоквартирных домах, которые также могут включать машино-место.
- ИП, применяющим патентную систему налогообложения, осуществляющие виды деятельности на основе статьи 346.43 Налогового кодекса РФ.
- ИП, применяющим "Налог на профессиональный доход".
- ИП, осуществляющим расчёты в отдалённых и труднодоступных местностях.
- Аптечным организациям, находящимся в сельской местности с отсутствием аптечных организаций, которые осуществляют свою деятельность на территории фельдшерских/акушерских пунктов, обособленных от мед. организаций, имеющим лицензию.
- В религиозных обрядах и церемониях, при реализации предметов религиозного культа, на территории культовых зданий и сооружений.
- Парковки
- государственные и муниципальные библиотеки
- государственные и муниципальные театры при реализации входных билетов и абонементов
- муниципальные дома и дворцы культуры, дома народного т
- муниципальные дома и дворцы культуры, муниципальные дома народного творчества, муниципальные клубы, муниципальные центры культурного развития, муниципальные этнокультурные центры, муниципальные центры культуры и досуга, муниципальные дома фольклора, муниципальные дома ремесел, муниципальные дома досуга, муниципальные культурно-досуговые и культурно-спортивные центры, муниципальные музеи (за исключением указанных муниципальных учреждений культуры, располагающихся в городах, районных центрах (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственным населенным пунктом муниципального района), поселках городского типа) при осуществлении расчетов за оказанные ими услуги населению в области культуры, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации.
- Кредитным организациям.
- Тем, кто торгует бумажными газетами и журналами, включая торговлю в киосках с сопутствующим товаром. Основное требование в том, чтобы продажи прессы составляли не менее 50% оборота.
- Предпринимателям, торгующим ценными бумагами.
- Организациям, обеспечивающим питание для общеобразовательных учреждений.
- Ранее онлайн касса была не нужна в торговле на розничных рынках, ярмарках, выставках. Сейчас применять кассы на рынках обязаны все, за исключением юрлиц на ЕСХН при продажах не более чем с трех торговых мест площадью не более 15 кв.м. с учетом места хранения товара. Некоторые ИП на ПСН с определенными видами деятельности при продаже на территории ярмарок выходного дня до 50 торговых мест. Список перечислен в подп. 5, 20, 22, 25, 37, 46–48, 50–56, 64, 66 и п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Сельскохозяйственные потребительские кооперативы, но для них освобождение действует до 1 сентября 2025 года.
- Торговле из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонным продажам овощами вразвал.
- Пунктам приёма от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней.
- Мастерским по ремонту/окраски обуви, изготовлению и ремонту металлической галантереи и ключей, а также предпринимателям, торгующим бахилами.
- Покупка онлайн-кассы не требуется тем, кто осуществляет присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми инвалидами.
- Изготовителям, которые занимаются реализацией изделий художественного промысла.
- Касса не нужна при оказании услуг по вспашке огородов, распилки дров, а также услуг носильщика.
- ИП, сдающим в аренду жилые помещения в многоквартирных домах, которые также могут включать машино-место.
- ИП, применяющим патентную систему налогообложения, осуществляющие виды деятельности на основе статьи 346.43 Налогового кодекса РФ.
- ИП, применяющим "Налог на профессиональный доход".
- ИП, осуществляющим расчёты в отдалённых и труднодоступных местностях.
- Аптечным организациям, находящимся в сельской местности с отсутствием аптечных организаций, которые осуществляют свою деятельность на территории фельдшерских/акушерских пунктов, обособленных от мед. организаций, имеющим лицензию.
- В религиозных обрядах и церемониях, при реализации предметов религиозного культа, на территории культовых зданий и сооружений.
- Парковки
- государственные и муниципальные библиотеки
- государственные и муниципальные театры при реализации входных билетов и абонементов
- муниципальные дома и дворцы культуры, дома народного т
- муниципальные дома и дворцы культуры, муниципальные дома народного творчества, муниципальные клубы, муниципальные центры культурного развития, муниципальные этнокультурные центры, муниципальные центры культуры и досуга, муниципальные дома фольклора, муниципальные дома ремесел, муниципальные дома досуга, муниципальные культурно-досуговые и культурно-спортивные центры, муниципальные музеи (за исключением указанных муниципальных учреждений культуры, располагающихся в городах, районных центрах (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственным населенным пунктом муниципального района), поселках городского типа) при осуществлении расчетов за оказанные ими услуги населению в области культуры, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации.
Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен
Без фискального накопителя онлайн касса не сможет пробивать чеки, менять его нужно по истечение сроков использования, которые определены законодательством в зависимости от типа бизнеса и налогового режима предприятия.
Фискальные накопители со сроком действия 15 или 36 месяцев при условии, что онлайн касса не работает в автономном режиме подойдут:
Фискальный накопитель на 15 (13 месяцев для подакцизных товаров) в ККТ могут использовать только:
Фискальный накопитель 36 месяцев для онлайн касс могут использовать только:
Фискальные накопители со сроком действия 15 или 36 месяцев при условии, что онлайн касса не работает в автономном режиме подойдут:
- Организациям сферы услуг на общей системе налогообложения (ОСН).
- Организациям на УСН, ЕСХН и работающие по патенту, которые занимаются сезонным бизнесом или являются платежным агентом.
Фискальный накопитель на 15 (13 месяцев для подакцизных товаров) в ККТ могут использовать только:
- Организации реализующие товары, в том числе подакцизные, торгующие в обычном или автономном режиме, вне зависимости от режима налогообложения.
Фискальный накопитель 36 месяцев для онлайн касс могут использовать только:
- Организации, работающие на УСН, ЕСХН или патенте, которые НЕ работают в автономном режиме, с сезонным или подакцизным товаром, а также не являющиеся платёжным агентом.
Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД) для передачи данных в ФНС
Заключение договора с ОФД - это требование закона, которое распространяется на всех владельцев кассовой техники, за исключением местности с нестабильной связью, где кассы работают в автономном режиме. В случае если Вы не используете ОФД и не передаете данные в налоговую (ФНС) в автоматическом режиме, Вам придется снять фискальный накопитель с кассы и привезти в налоговую (ФНС) для сдачи отчетности. Договор с ОФД можно заключить на период от нескольких дней, до трёх лет.
СХЕМА ПЕРЕДАЧИ ДАННЫХ В НАЛОГОВУЮ ЧЕРЕЗ ОФД С ПРИМЕНЕНИЕМ КАССОВОГО АППАРАТА
На что обратить внимание при выборе онлайн кассы
Все онлайн кассы имеют общий базовый принцип работы - это проведение кассовых операций, печать чеков, отправка информации в ОФД и ФНС, но стоит обратить внимание на функционал, который принесёт пользу конкретно вашему бизнесу:
Скорость обслуживания
Чтобы ускорить обслуживание клиентов, обратите внимание на то, имеет ли онлайн касса возможность подключения дополнительного оборудования:
Так 2D сканер штрих-кодов позволяет упростить и ускорить процесс продажи и поиска товаров в ккт. А если подключить весы к онлайн кассе, кассиру больше не придется искать товары вручную, а стоимость весового товара будет рассчитываться автоматически.
Для приема оплаты с помощью банковских карт можно использовать банковский пин-пад который подключается к онлайн кассе отдельно или кассовый аппарат со встроенным эквайрингом, что позволит избежать ошибки и не совершать двойную работу при внесении сумм сначала в кассу, а потом в эквайринг
Помните, чем больше оборудования Вы собираетесь подключить к онлайн кассе, тем больше разъемов будет необходимо. В большинстве случаев к кнопочной онлайн кассе или смарт терминалу подключают 1- 3 устройства, а сами устройства используются при низкой или средней проходимости на точке.
При большой проходимости обратите внимание на фискальные регистраторы, они являются лидерами по скорости печати среди онлайн касс и работают в составе профессиональных POS систем, которые часто используют в супермаркетах, кафе и ресторанах.
Скорость обслуживания
Чтобы ускорить обслуживание клиентов, обратите внимание на то, имеет ли онлайн касса возможность подключения дополнительного оборудования:
Так 2D сканер штрих-кодов позволяет упростить и ускорить процесс продажи и поиска товаров в ккт. А если подключить весы к онлайн кассе, кассиру больше не придется искать товары вручную, а стоимость весового товара будет рассчитываться автоматически.
Для приема оплаты с помощью банковских карт можно использовать банковский пин-пад который подключается к онлайн кассе отдельно или кассовый аппарат со встроенным эквайрингом, что позволит избежать ошибки и не совершать двойную работу при внесении сумм сначала в кассу, а потом в эквайринг
Помните, чем больше оборудования Вы собираетесь подключить к онлайн кассе, тем больше разъемов будет необходимо. В большинстве случаев к кнопочной онлайн кассе или смарт терминалу подключают 1- 3 устройства, а сами устройства используются при низкой или средней проходимости на точке.
При большой проходимости обратите внимание на фискальные регистраторы, они являются лидерами по скорости печати среди онлайн касс и работают в составе профессиональных POS систем, которые часто используют в супермаркетах, кафе и ресторанах.
Автоматизация операций
Некоторые смарт терминалы (онлайн кассы) имеют возможность подключения к системам 1С УНФ, УТ, Розница, бухгалтерия и т.д., сбис, мой склад, при этом для пробития чеков используется встроенная кассовая программа, а Вы получаете важную отчетность для ведения бизнеса без ручного переноса в другие системы.
Важным параметром при работе с подакцизными товарами и обязательной маркировкой является автоматический обмен онлайн кассы с госсистемами ЕГАИС, честный знак и меркурий, наличие такого функционала позволяет не переносить данные вручную и соответствовать всем требованиям законодательства.
Для ИП будет полезным автоматическое заполнение в онлайн кассе книги учета доходов и расходов. А отчеты по продажам дадут данные для поиска точек роста и эффективности сотрудников.
А если Вы используете программу лояльности или скидки по часам, в смарт терминале можно настроить их автоматическое применение.
Некоторые смарт терминалы (онлайн кассы) имеют возможность подключения к системам 1С УНФ, УТ, Розница, бухгалтерия и т.д., сбис, мой склад, при этом для пробития чеков используется встроенная кассовая программа, а Вы получаете важную отчетность для ведения бизнеса без ручного переноса в другие системы.
Важным параметром при работе с подакцизными товарами и обязательной маркировкой является автоматический обмен онлайн кассы с госсистемами ЕГАИС, честный знак и меркурий, наличие такого функционала позволяет не переносить данные вручную и соответствовать всем требованиям законодательства.
Для ИП будет полезным автоматическое заполнение в онлайн кассе книги учета доходов и расходов. А отчеты по продажам дадут данные для поиска точек роста и эффективности сотрудников.
А если Вы используете программу лояльности или скидки по часам, в смарт терминале можно настроить их автоматическое применение.
Возможности товарного учета на кассе
Кнопочные онлайн кассы являются устаревшим оборудованием, имеют скудный функционал, их нельзя подключить к товарноучетным системам и автоматизировать рабочие операции. Подойдут для отправки данных через ОФД в ФНС.
Фискальные регистраторы не имеют встроенной учетной системы, весь функционал управления на себя берет выбранная товароучетная система типа 1С, мой склад, iiko, а сам аппарат выполняет функцию печати чеков и передачи операций в налоговую.
Смарт -терминалы имеют предустановленные товарно-учетные системы и позволяют получить базовый учет и доступ к отчетам как на самой онлайн кассе, так и в личном кабинете через браузер.
Примеры встроенных в онлайн кассу товарноучетных систем: 1С кассир, управление ассортиментом от эвотор, litebox, сбис, бифит, сигма.
Учитывайте то, что для использования товароучета и дополнительных модулей автоматизации онлайн кассы Вам придется ежемесячно оплачивать лицензии согласно тарифам разработчиков. Стоимость лицензий составляет от 3 000 до 12 000 рублей в год. Кассовые операции проводятся без дополнительной платы, но имеют ограничения.
Кнопочные онлайн кассы являются устаревшим оборудованием, имеют скудный функционал, их нельзя подключить к товарноучетным системам и автоматизировать рабочие операции. Подойдут для отправки данных через ОФД в ФНС.
Фискальные регистраторы не имеют встроенной учетной системы, весь функционал управления на себя берет выбранная товароучетная система типа 1С, мой склад, iiko, а сам аппарат выполняет функцию печати чеков и передачи операций в налоговую.
Смарт -терминалы имеют предустановленные товарно-учетные системы и позволяют получить базовый учет и доступ к отчетам как на самой онлайн кассе, так и в личном кабинете через браузер.
Примеры встроенных в онлайн кассу товарноучетных систем: 1С кассир, управление ассортиментом от эвотор, litebox, сбис, бифит, сигма.
Учитывайте то, что для использования товароучета и дополнительных модулей автоматизации онлайн кассы Вам придется ежемесячно оплачивать лицензии согласно тарифам разработчиков. Стоимость лицензий составляет от 3 000 до 12 000 рублей в год. Кассовые операции проводятся без дополнительной платы, но имеют ограничения.
Автономность работы и подключение онлайн кассы к интернету
Все современные онлайн кассы имеют подключение по wi-fi и через кабель.
Для точек без интернета будет актуальным возможность подключения кассы к сети с помощью сим карты.
Если Вы занимаетесь выездной торговлей, доставкой, важным будет наличие аккумулятора с повышенной емкостью, выбирайте модели онлайн касс имеющие длительный срок работы без подзаряда и компактные размеры.
При приеме оплаты на месте доставки или оплате проезда в транспорте будет удобна онлайн касса со встроенным эквайрингом.
Все современные онлайн кассы имеют подключение по wi-fi и через кабель.
Для точек без интернета будет актуальным возможность подключения кассы к сети с помощью сим карты.
Если Вы занимаетесь выездной торговлей, доставкой, важным будет наличие аккумулятора с повышенной емкостью, выбирайте модели онлайн касс имеющие длительный срок работы без подзаряда и компактные размеры.
При приеме оплаты на месте доставки или оплате проезда в транспорте будет удобна онлайн касса со встроенным эквайрингом.
Онлайн касса при торговле в интернете
Если Вы торгуете в интернете и у Вас есть стационарная точка, то стоит обратить внимание на возможность подключения ККТ к сайту. В случае если Вы торгуете только через интернет, то можно использовать облачную онлайн кассу, а физическое оборудование покупать нет необходимости. Использовать такие кассы могут только интернет магазины.
Если Вы торгуете в интернете и у Вас есть стационарная точка, то стоит обратить внимание на возможность подключения ККТ к сайту. В случае если Вы торгуете только через интернет, то можно использовать облачную онлайн кассу, а физическое оборудование покупать нет необходимости. Использовать такие кассы могут только интернет магазины.
Обучение сотрудников
Чтобы обучение кассира проходило максимально быстро, выбирайте интуитивно понятные онлайн кассы. Так смарт-терминалы не отличаются по сложности от смартфона, а POS-система от привычного компьютера. В то время как кнопочные кассы требуют сложных комбинаций ввода данных.
Чтобы обучение кассира проходило максимально быстро, выбирайте интуитивно понятные онлайн кассы. Так смарт-терминалы не отличаются по сложности от смартфона, а POS-система от привычного компьютера. В то время как кнопочные кассы требуют сложных комбинаций ввода данных.
Ширина чековой ленты
В зависимости от типа онлайн касс ширина чековой ленты может быть 57 и 80 мм, если Вы планируете печатать на чеках кроме обязательных реквизитов дополнительную информацию, например логотип, QR-код на оплату или информацию о баллах на бонусном счете, то Вам стоит обратить внимание на онлайн кассы с шириной ленты 80 мм, такие аппараты активно используют на предприятиях общественного питания не только для выдачи чеков, но и печати пречеков, заказов на банкеты и заказов покупателей. Для всех остальных подойдет вариант кассы с шириной 57 мм.
В зависимости от типа онлайн касс ширина чековой ленты может быть 57 и 80 мм, если Вы планируете печатать на чеках кроме обязательных реквизитов дополнительную информацию, например логотип, QR-код на оплату или информацию о баллах на бонусном счете, то Вам стоит обратить внимание на онлайн кассы с шириной ленты 80 мм, такие аппараты активно используют на предприятиях общественного питания не только для выдачи чеков, но и печати пречеков, заказов на банкеты и заказов покупателей. Для всех остальных подойдет вариант кассы с шириной 57 мм.
Основный виды онлайн-касс
1. Кнопочная касса
Устаревший вариант, без возможностей автоматизации и сложным управлением
Для тех кому нужна касса для "галочки в ФНС" и исполнения требования закона
Консультация
2. Смарт-терминал
Базовая отчетность по продажам и автоматизация для небольших предприятий
Оптимальная касса для небольших предприятий торговли и услуг, доставки
В каталог
3. Фискальный регистратор
Максимальная скорость печати, увеличенный размер чека
Профессиональное оборудование для супермаркетов, кафе и ресторанов
В каталог
4. Облачная касса
Без покупки физического оборудования для торговли в интернете
Могут использовать только интернет магазины, чеки отправляются на e-mail/sms
Консультация
Как не попасть на штрафы от налоговой
1. Не осуществляйте предпринимательскую деятельность без ККТ, если это регламентирует закон.
2. Используйте те онлайн кассы, которые соответствуют законным нормам и числятся в реестре ККТ.
3. Избегайте ошибки при регистрации онлайн кассы, вводите информацию максимально точно, любая ошибка, например в номере фискального накопителя, может повлечь за собой штрафные санкции.
4. Всегда пробивайте/отправляйте и передавайте чек покупателю, частой ошибкой является пробитие чека через эквайринг без пробития чека на кассовом аппарате.
5. Не забывайте об обязательных реквизитах ИП и ООО в чеке. Без них фискальный документ является недействительным.
6. Вовремя меняйте на кассе фискальный накопитель и продлевайте ОФД
Обязательные реквизиты кассового печатного чека которые ввели еще в 2022 году:
2. Используйте те онлайн кассы, которые соответствуют законным нормам и числятся в реестре ККТ.
3. Избегайте ошибки при регистрации онлайн кассы, вводите информацию максимально точно, любая ошибка, например в номере фискального накопителя, может повлечь за собой штрафные санкции.
4. Всегда пробивайте/отправляйте и передавайте чек покупателю, частой ошибкой является пробитие чека через эквайринг без пробития чека на кассовом аппарате.
5. Не забывайте об обязательных реквизитах ИП и ООО в чеке. Без них фискальный документ является недействительным.
6. Вовремя меняйте на кассе фискальный накопитель и продлевайте ОФД
Обязательные реквизиты кассового печатного чека которые ввели еще в 2022 году:
За нарушения требований законодательства применения ККТ для ИП и ООО предусмотрены штрафы от 1500 до 40 000 рублей!